Alfresco · Asignar usuarios a un sitio de Share sin emplear invitaciones

Alfresco Share provee un sistema de invitaciones para la gestión de los miembros de un sitio. Una vez creado el sitio, el usuario propietario puede enviar invitaciones al resto de usuarios del sistema asignándoles un rol dentro del sitio (Administrador de Sitio, Colaborador, Contribuidor o Consumidor). Asimismo, los propios usuarios pueden solicitar unirse al sitio para que el Administrador del Sitio apruebe su petición. Este protocolo es gestionado mediante un conjunto de workflows que crean tareas para los usuarios en función de la actividad solicitada.

Aunque este sistema parece adecuado, ya que encaja en la filosofía de colaboración de la herramienta, en ocasiones resulta algo tedioso para las grandes organizaciones, ya que incluye multitud de tareas que deben ser aceptadas por usuarios y administradores. Por otra parte, la gestión mediante grupos de usuarios puede resultar compleja en función de la estructura de la organización.

Alternativa al sistema de invitaciones de Alfresco Share

Existe una manera alternativa de gestionar los miembros de un grupo mediante las herramientas de administración de Alfresco Share. Es accesible a través de la opción de menú Más... / Grupos. Seleccionando la opción Mostrar grupos del sistema y pulsando Examinar accedemos a la estructura interna de Alfresco para la gestión de permisos en los sitios de Share.

Como puede observarse en la siguiente imagen, Alfresco crea un grupo para cada uno de los roles disponibles en los sitios (Collaborator, Consumer, Contributor y Manager).

alfresco-usuarios-sitios

 

Una vez seleccionado el grupo al que se quiere añadir al usuario (en función del rol deseado), basta con seleccionarlo de la lista de usuarios de Alfresco para que se convierta en un nuevo miembro del sitio.

Conclusiones

Algunas funcionalidades de Alfresco Share, bien por ser poco conocidas o bien por ser empleos laterales de otras funcionalidades, permiten realizar operaciones específicas de manera sencilla. No obstante, siempre resulta recomendable utilizar los sistemas propuestos por Alfresco, ya que aseguran el máximo desempeño de la herramienta y evitan la aparición de errores en su manejo.

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